Project Management e stakeholder: come gestirli?
Prima di parlare della gestione degli stakeholder e dell’importanza che assumono nel contesto del project management, iniziamo col dare una definizione così da essere sicuri di riuscire ad identificarli e, di conseguenza, gestirli.
Stakeholder in italiano significa letteralmente “portatore di interessi”. Nell’ambito del PM, stakeholders sono tutti quei soggetti che, direttamente o indirettamente, sono coinvolti in un progetto o attività aziendale e dai quali dipende l’andamento del progetto nonché il risultato finale.
Gli stakeholder possono far parte dell’azienda che sta realizzando il progetto quindi, stakeholder interni come manager, dipendenti o investitori, o essere legati all’azienda ma senza far parte di essa, in questo caso si parla di stakeholder esterni.
Al di là di questa differenza appena tracciata, per il Project Manager cosa importante è saper individuare i stakeholder giusti.
Lo sponsor del progetto e il committente che approva i deliverable sono considerati Key Stakeholder. Tuttavia, è chiaro che se lo sponsor del progetto inizia ad assumere un atteggiamento di diffidenza e il committente che approva le deliverable continua ad opporsi su quanto consegnato il risultato non può che essere uno: il progetto fallisce.
Detto questo, è fondamentale capire chi sono gli stakeholder e come agire affinché assumano un atteggiamento positivo e siano di supporto (e non di ostacolo) al progetto.
L’Identify Stakeholder è visto dal project manager come un vero e proprio processo costituito da input, strumenti – utilizzati per raggiungere dei risultati concreti – e output.
Gli input si identificano in Project Charter, Business Documents, Project Documents, Project Management Plan, Agreements, Enterprise Environmental factors e Organizational Process Assets.
Il Project Charter aiuta a determinare chi ha un interesse nel progetto e, più importante, chi ne determina il successo valutando l’investimento e descrivendo i benefici attesi (sponsor, committenti, responsabili di funzioni aziendali).
Il Business Project e Project Document descrivono come viene organizzato e gestito un progetto di business. In tal senso, le domande da porsi sono: quali sono gli obiettivi, le priorità e gli strumenti che saranno usati per raggiungere i risultati desiderati? Chi sono gli stakeholder che aiuteranno a sviluppare il business?
Il Project Management Plan non è altro che il quadro generale del progetto. Questo piano definisce come verranno integrati i vari pilastri di gestione del progetto integrando quindi, il piano di gestione dei costi con il piano di gestione dei rischi, della schedulazione, della comunicazione e così via.
Si parla di Agreements, invece, per identificare accordi di vario tipo, compresi quelli verbali.
Una volta identificati i contraenti – che rappresentano i nostri stakeholder di riferimento – li dobbiamo analizzare. Come fare?
Prendere nota di ognuno di tutti questi elementi menzionati sinora, compreso il pilastro di gestione dell’impegno degli stakeholder, è importante per definire come mantenere il sostegno degli stakeholder al progetto analizzando anzitutto le aspettative, i bisogni e gli interessi tenendo conto dell’impatto che le loro azioni hanno sui loro obiettivi.
Gli Enterprise Environmental Factors, ad esempio, sono fattori che influenzano il progetto ma non sono controllabili dal progetto (standard industriali, elementi normativi, contesto di business).
Gli Organizational Process Assets contengono informazioni storiche sulle parti interessate che hanno partecipato a progetti simili in passato. Informazioni che contribuiscono alla formazione della base di conoscenza di un’azienda, che è un valore reale e tangibile.
Gli strumenti che vengono applicati agli input sono Data Analysis, Data Gathering, Data Representation, Expert Judgment, Meetings.
La raccolta dei dati, l’analisi e la loro presentazione ci permette di iniziare a mettere su una lista di potencial stakeholders e identificare così i loro atteggiamenti, le loro predisposizioni e influenze. Se non dovessimo disporre di un buon numero di dati, potremmo impegnarci per preparare domande e organizzare incontri con coloro che possono fornirci le informazioni di cui abbiamo bisogno ovvero, Senior Manager, Consulenti, Clienti, Fornitori.
Una volta terminato questo processo, arriveremo così ad ottenere l’output ovvero, lo Stakeholder Register.
Nello Stakeholder Register non solo possiamo identificare ogni singolo stakeholder ma, più importante, lo possiamo classificare attribuendogli un tag (interno, esterno, solidale, resistente, neutrale) e annotare informazioni importanti come: la loro posizione in progetti simili, aspettative disattese in passato, aspettative attese in questo progetto, atteggiamento mostrato verso il progetto, atteggiamento atteso verso il progetto, impatto sul progetto azioni da intraprendere per ottenere l’atteggiamento atteso, impatto sul progetto azioni (inizialmente di alto livello poi specificate in dettaglio in seguito nel progetto), influenza sugli altri stakeholder, key stakeholder (si/no – motivazioni), influenzabile dai seguenti stakeholder/manager/altro, linea guida di gestione dello stakeholder.
La gestione degli stakeholder è un processo impegnativo perchè uno stakeholder può contribuire al progetto in maniera rivelata o non rivelata.
Per esempio, potrebbe essere una buona idea continuare ad andare avanti con le richieste di modifica del progetto. In alternativa, sostenere apparentemente il progetto per inoltrare osservazioni su ciò che è stato detto o fatto, implicando che il progetto non soddisfa le aspettative, anche se dettagliate.
In questi casi, quando ci si ritrova di fronte ad “attori negativi” bisogna gestire il loro coinvolgimento. Spesso l’errore più comune che si commette è quello di ignorarli ma così facendo non si otterrà nulla in quanto il loro coinvolgimento nel progetto continuerà ad esserci e non cambierà mai, anzi influirà negativamente sul risultato finale.
E’ chiaro che la gestione degli stakeholder è difficile ma non impossibile! Per imparare a gestire gli stakeholder o scoprire i concetti e le strategie tipiche del project management, visita la pagina dedicata al corso project management
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